شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| شرکت ها از مزایای یک محل کار انعطاف پذیر بیشتر آگاه می شوند. مزایا شامل رضایت بیشتر کارگران، صرفه جویی در فضای ساختمان و صرفه جویی در سفر است. اگر یک دفتر کار سنتی دارید، تبدیل به کار از راه دور ممکن است کار سختی به نظر برسد. در اینجا چند نکته برای انتقال به کار از راه دور برای تیم روابط‌عمومی شما آورده شده است.

یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید

اگر فضای اداری فیزیکی را حذف کنید، کارمندان دیگر ایده های خود را به اشتراک نخواهند گذاشت و شخصاً با یکدیگر همکاری نمی کنند. تیم روابط‌عمومی شما باید راهی برای ملاقات و انجام کار با هم داشته باشد. بسیاری از پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری فایل برای کمک به تیم شما در توسعه پیشنهادات در دسترس هستند. علاوه بر این، گزینه های فناوری زیادی برای جلسات آنلاین با مشارکت از راه دور وجود دارد. این برنامه‌ها به اشتراک‌گذاری صفحه و ارائه‌های شرکت‌کنندگان در جلسه اجازه می‌دهند.

اگر فکر می کنید که برخی از کارهای تیم هنوز باید شخصاً انجام شود، باید گزینه ها را به عنوان یک محل کار ترکیبی در نظر بگیرید. یک مدل عملیاتی ترکیبی می تواند حضور در دفتر و در نتیجه هزینه ها را کاهش دهد. کارمندان می توانند در روزهای معین سر کار بیایند، یا می توانید تعدادی کارمند را داشته باشید که به طور منظم در دفتر هستند و برخی دیگر از راه دور کار می کنند. یک مدل ترکیبی به ابزارهایی برای به اشتراک گذاری فایل و جلسات مجازی نیاز دارد تا به تیم شما امکان برقراری ارتباط در پروژه ها را بدهد.

داده های ذخیره شده خود را در دسترس قرار دهید

نیروی کار شما باید بتواند به فایل‌های مشتریان و داده‌های شرکت برای تکمیل وظایف خود دسترسی داشته باشد. برای یک محل کار از راه دور، باید در راه حل های ذخیره سازی داده های ابری سرمایه گذاری کنید تا کاربران مجاز از هر مکانی بتوانند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند. در بررسی گزینه های خود، باید اطمینان حاصل کنید که هر پلتفرمی از حملات سایبری ایمن است. ممکن است مشکلاتی در انتقال داده های خود به یک مکان آنلاین متمرکز داشته باشید، بنابراین می خواهید اطلاعات را قبل از انتقال کل دفتر به پلتفرم جدید منتقل کنید. انتقال تدریجی داده ها به شما این امکان را می دهد که هر گونه اشکال مرتبط با پیکربندی جدید را برطرف کنید.

گردش کار خود را مرور کنید

یک بخش اساسی از برنامه ریزی برای انتقال به کار از راه دور، بررسی فرآیندهایی است که توسط تیم روابط‌عمومی شما برای تکمیل پروژه های خود استفاده می کند. شما باید هر جنبه از گردش کار را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که تمام ابزارهای لازم را برای موفقیت در اختیار کارمندان راه دور خواهید داشت.

یک هفته تمرین داشته باشید

بهتر است پس از برنامه ریزی انتقال خود و سرمایه گذاری در برنامه های کامپیوتری و لوازم جانبی لازم برای تبدیل به کار از راه دور، اجرای آزمایشی را در نظر بگیرید. شما باید مطمئن شوید که همه چیزهایی که تنظیم می کنید همانطور که در نظر گرفته شده است کار می کند. به همین ترتیب، یک دوره آزمایشی ممکن است برخی از شکاف‌ها را در برنامه‌ریزی نشان دهد که باید برطرف شوند.

کارکنان را راهنمایی کنید

انتقال به کار از راه دور محیط متفاوتی را برای کارمندان شما نسبت به آمدن فیزیکی به دفتر دارد. باید مطمئن شوید که انتظارات شرکت از رفتار کارمندان در حین کار از راه دور را تعریف کرده اید. می توانید اهداف بهره وری یا چارچوب های زمانی را برای تکمیل کار تعیین کنید.

شما باید راهنمایی کنید که انتظار می رود کارکنان در چه ساعاتی کار کنند و مدیران و سرپرستان چگونه حضور و غیاب کارمندان را مدیریت می کنند. یک احتیاط این است که مطمئن شوید که کارکنان شما در طول روز کاری استراحت های لازم را انجام می دهند. فرسودگی شغلی در میان کارمندانی که دورکاری می کنند رایج است، بنابراین شرکت شما باید استراتژی هایی را به کار گیرد تا به کارمندان کمک کند از کار بیش از حد اجتناب کنند.

یک محل کار از راه دور به دلایل مختلفی می تواند سودمند باشد. با کمی تلاش و برنامه ریزی، شرکت شما می تواند با موفقیت به یک عملیات مجازی تبدیل شود.


 

منبع انگلیسی:  publicrelationstoday

منبع فارسی: شارا - شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران
کوین گاردنر | 4 فوریه 2022 | روابط‌عمومی